Faisant partie des rares moments d’échanges décorrélés du quotidien entre le manager et le collaborateur, l’entretien annuel d’évaluation de la performance peut constituer un outil RH d’engagement précieux. A condition de lui accorder toute l’importance et le temps qu’il mérite !
Pour le collaborateur, cet entretien est un véritable temps fort qui permet à la fois de revenir sur l’année écoulée mais aussi de parler de perspectives, qu’il s’agisse de rémunération, de changement de statut, d’évolution, de formation, etc. Pour les managers, garants du bon déroulement de cet échange, il s’agit d’un véritable exercice d’équilibre, où l’enjeu de chaque instant sera de trouver la balance parfaite entre écoute bienveillante et courage managérial.
La préparation en amont, à ne pas négliger !
Il est indispensable de consacrer du temps à la préparation de ce qui constitue un moment souvent encore craint côté collaborateur. Si celui-ci est en grande partie guidé par un support d’entretien permettant d’apprécier l’atteinte des résultats fixés, l’une des clés pour maîtriser son bon déroulement peut être d’anticiper les éventuelles demandes. Car, pour le collaborateur, il peut être très frustrant de ne pas savoir si ses demandes seront prises en compte. Aussi, prenez le temps en amont d’échanger avec votre DRH et/ou vos supérieurs sur vos intentions quant à ce collaborateur, afin d’avoir tous les éléments qui permettront de mieux cadrer l’échange et surtout de définir votre marge de manœuvre (enveloppes budgétaires, etc.) ! Cette préparation sera appréciée par votre collaborateur qui reconnaîtra l’attention que vous lui aurez portée.
L’entretien : une question d’équilibre
Ce temps privilégié avec le collaborateur est le moment idéal pour le rendre acteur de son parcours et de son futur au sein de l’organisation. Votre rôle est d’encourager sa proactivité afin de l’aider à se responsabiliser, grâce notamment à des questions plus ouvertes du type : « d’après toi, que te faudrait-il pour atteindre tes objectifs ? », « en quoi considères-tu tel achèvement comme une réussite ? », etc.
Et pour tirer le meilleur de cet échange, il est crucial d’installer un climat de confiance, où le collaborateur se sentira libre de s’exprimer et écouté. Car s’il est important de récolter des éléments rationnels et objectifs, il est tout aussi crucial de prêter attention à la forme de cet échange et à la formulation des demandes, particulièrement si celles-ci sont faites sous le coup des émotions. Lorsqu’elles s’expriment, avec colère par exemple, il faut savoir les accueillir, être dans une posture de compréhension et s’interroger sur le mal-être du collaborateur plutôt que de lui reprocher de s’être exprimé. En revanche, si celles-ci deviennent trop fortes, il est préférable de proposer de suspendre et de reporter l’entretien.
Ecoute et ouverture d’esprit ne signifient pas pour autant de laisser la porte ouverte à tout débordement. La balance à opérer entre fermeté et empathie est encore plus importante dans ce moment délicat. Face à des revendications, il faut pouvoir dire « non » en apportant une réponse très objective et sans jugement, en utilisant la technique managériale du feedback à laquelle il est important, en tant que manager, d’être formé.
Une opportunité précieuse de « reverse-feedback » pour le manager
Rares sont les moments où l’on peut bénéficier d’une appréciation sur son management, alors saisissez cette occasion ! Conclure l’entretien en invitant le collaborateur à vous faire un retour transparent et objectif permet, d’une part, de lui montrer que son avis compte, et, d’autre part, d’observer votre pratique sans complaisance et d’identifier vos axes de progrès.
Pour tirer le meilleur de ce moment, veillez à votre posture, qui doit rester ouverte et bienveillante. Vous devez être en mesure de remercier le courage dont fait preuve votre collaborateur en s’exprimant. Si le feedback n’est pas favorable, il est impératif de savoir faire preuve d’humilité et de faire, ensuite, votre introspection. La capacité à accueillir un retour négatif est capitale pour un manager !
L’après entretien, aussi important que l’entretien lui-même !
Raisons d’un refus, contre-proposition, calendrier d’actions, perspectives à moyen/long-terme : soyez précis et transparent. En donnant cette visibilité au collaborateur, vous lui prouvez d’une part que ses demandes ont été entendues et traitées avec la plus grande cohérence possible, mais vous lui montrez également qu’il a toute son importance au sein de l’organisation. En exprimant ouvertement votre volonté de compter sur lui dans la construction de l’avenir, vous lui donnez aussi la possibilité de manifester son envie et son enthousiasme, source de motivation et d’engagement.
Cet entretien porte donc beaucoup d’enjeux en lui. Il s’agit d’un temps annuel qui compte, mais auquel il ne faut toutefois pas se limiter ! Pour preuve, les exemples d’entreprises qui mettent en place le feedback continu se multiplient. Avec à la clef, la possibilité de prendre le pouls plus régulièrement, de mieux suivre les équipes et d’apprécier en temps réel leur engagement, pour permettre à l’organisation d’être plus efficiente.
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